Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Met recht Juridisch is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens bij websitebezoek en contact met de praktijk. Contactpersoon: Wendy Helena Franken.

KLANT — BEVESTIGENControleer de bedrijfsgegevens, verantwoordelijke en contactpersoon hierboven. Bevestig dat het genoemde e-mailadres ook wordt gebruikt voor privacyverzoeken.

Deze verklaring gaat over de website en eerste contactverzoeken. De verwerking binnen een juridisch dossier moet zo nodig afzonderlijk worden toegelicht.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

Bij contact via het formulier gaat het om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht en bevestiging dat u de privacyverklaring hebt gelezen. Bij rechtstreeks e-mailcontact gaat het om de gegevens die u zelf meestuurt.

De website verwerkt daarnaast technische gegevens om verzoeken af te handelen en misbruik te beperken, waaronder het IP-adres en een tijdelijk formulier-token. Nginx legt bezoekverzoeken vast in toegangslogs met het IP-adres, tijdstip, HTTP-verzoek (waaronder de opgevraagde URL met eventuele queryparameters), antwoordstatus, omvang van het antwoord, verwijzende pagina en browserinformatie. Een eventuele gebruikersnaam uit HTTP-authenticatie kan ook in dit logformaat worden opgenomen. Foutlogs kunnen technische foutinformatie over verzoeken bevatten.

Voor Nginx-logbestanden in /var/log/nginx/ die eindigen op .log is dagelijkse logrotatie ingesteld. Per logbestand worden maximaal 90 geroteerde versies bewaard; bij een volgende rotatie wordt de oudste versie verwijderd. Bij dagelijkse activiteit komt dit neer op ongeveer 90 dagen. Lege logbestanden worden niet geroteerd, waardoor oudere versies bij weinig activiteit langer bewaard kunnen blijven. Dit is dus geen vaste maximale bewaartermijn van 90 dagen.

Stuur via het contactformulier geen identiteitsdocumenten, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige dossierinformatie. Overleg eerst hoe noodzakelijke stukken veilig kunnen worden gedeeld.

3. Waarom en op welke grondslag?

KLANT — BEVESTIGENControleer of de onderstaande voorgestelde doelen en grondslagen passen bij uw gegevensverwerking. Bevestig ook de belangenafweging waar een gerechtvaardigd belang wordt genoemd.

• Een verzoek om dienstverlening behandelen: voor zover nodig om op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
• Overige vragen beantwoorden: het gerechtvaardigde belang om correspondentie met de praktijk af te handelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG), na afweging van uw privacybelangen.
• De website beveiligen en misbruik voorkomen: het gerechtvaardigde belang van een veilige, beschikbare website (artikel 6 lid 1 onder f AVG), met verwerking beperkt tot wat daarvoor nodig is.

Het vinkje bij het formulier bevestigt dat u de verklaring hebt gelezen; het is geen algemene toestemming voor alle verwerkingen. Zonder de gevraagde contactgegevens kan het formulier niet worden verzonden. U kunt ook rechtstreeks bellen of e-mailen.

4. Hosting, e-mail en toegang

Webbeukers heeft toegang tot het serverbeheer en handelt beveiligingsincidenten af. Alleen Webbeukers heeft beheerderstoegang tot de serverback-ups en serverlogs.

De website wordt gehost bij Hetzner op een server in Neurenberg, Duitsland (regio eu-central). Het hostingaccount staat op naam van Webbeukers. Voor het technische server- en applicatiebeheer wordt Cleavr gebruikt. Berichten uit het contactformulier worden via Microsoft 365 verzonden. Deze dienstverleners kunnen gegevens verwerken voor hosting, beheer, verzending, opslag en beveiliging.

KLANT — BEVESTIGEN EN AANVULLENDe verwerkersafspraken tussen Met recht Juridisch en Webbeukers moeten nog worden geregeld. Bevestig wie toegang heeft tot de mailbox. Controleer met de mailboxbeheerder de Microsoft 365-instellingen, gegevenslocaties en afspraken voor de mailomgeving.

5. Hoe lang worden gegevens bewaard?

KLANT — VASTSTELLEN EN INVULLENDe bewaartermijn voor berichten in de mailbox is nog niet vastgesteld. Leg vast welke termijn of concrete criteria u gebruikt, wanneer u berichten beoordeelt en wie ze verwijdert. Onderstaande rode criteria zijn een voorstel, geen bevestiging van de huidige verwijderpraktijk.

• VOORSTEL — DOOR KLANT TE BEVESTIGENGewone contactverzoeken: bewaren zolang nodig om de vraag af te handelen en noodzakelijke vervolgcorrespondentie af te ronden. Daarna beoordelen of er nog een concrete reden voor bewaring is en verwijderen zodra die reden ontbreekt.
• VOORSTEL — DOOR KLANT TE BEVESTIGENBerichten die onderdeel worden van een opdracht of geschil: afzonderlijk beoordelen op dossierdoel, toepasselijke wettelijke verplichtingen en de noodzaak om rechtsvorderingen te onderbouwen of af te handelen. Dit rechtvaardigt niet het onbeperkt bewaren van alle contactberichten.
• Beveiliging van het formulier: de applicatie houdt tijdelijk van IP-adressen afgeleide beveiligingssleutels bij voor limieten van 10 minuten. Gebruikte formulier-tokens verlopen na maximaal één uur. Deze gegevens staan in het werkgeheugen en verdwijnen ook bij een herstart.
• Nginx-serverlogs: dagelijkse rotatie van niet-lege logbestanden, met maximaal 90 geroteerde versies per logbestand. De oudste versie wordt bij de volgende rotatie verwijderd. Bij dagelijkse activiteit is dit ongeveer 90 dagen; doordat lege logbestanden worden overgeslagen, kunnen oudere versies langer bewaard blijven.
• PM2-applicatielogs: voor de standaarduitvoer en foutuitvoer van deze website is dagelijkse rotatie van niet-lege logbestanden ingesteld. Per logbestand worden maximaal zeven geroteerde versies bewaard, naast het actieve bestand. Bij een volgende rotatie wordt de oudste versie verwijderd. Lege logbestanden worden overgeslagen; bij dagelijkse activiteit gaat het om ongeveer zeven dagen, maar oudere versies kunnen langer blijven staan. Dit is geen vaste maximale bewaartermijn van zeven dagen.
• Systeem- en beveiligingslogs: voor de systeemlogs onder rsyslog en eventuele Fail2ban- en UFW-logbestanden is wekelijkse rotatie ingesteld, met maximaal vier geroteerde versies per logbestand. Bij een volgende rotatie wordt de oudste versie verwijderd. Lege logbestanden worden overgeslagen; bij regelmatige activiteit gaat het om ongeveer vier weken, maar oudere versies kunnen langer blijven staan. Dit is geen vaste maximale bewaartermijn van vier weken.
• Serverback-ups bij Hetzner: er worden dagelijks serverback-ups gemaakt. Maximaal zeven back-ups worden bewaard; bij een nieuwe back-up wordt de oudste vervangen.
• KLANT — MAILBOXARCHIEVEN INVULLENMailboxarchieven en eventuele mailboxback-ups: bevestig met de mailboxbeheerder welke instellingen, bewaartermijnen en verwijdermogelijkheden hiervoor gelden. De serverback-ups staan los van de Microsoft 365-mailomgeving.

Het formulier zelf slaat geen berichtendatabase op. Verzonden berichten kunnen wel in de mailomgeving terechtkomen. De website verwijdert die e-mails niet automatisch.

6. Cookies en analytics

Volgens de opgegeven website-inrichting worden geen cookies geplaatst en worden geen analytics- of trackingdiensten gebruikt. Het contactformulier gebruikt een tijdelijk token, geen cookie. Lettertypen en websiteafbeeldingen worden lokaal aangeboden.

Links naar externe websites openen diensten met een eigen privacybeleid. Deze verklaring beschrijft niet wat die diensten doen nadat u een link volgt.

7. Beveiliging

De website gebruikt HTTPS. Het formulier controleert invoer, beperkt het aantal verzoeken en verzendt e-mail via SMTP met gecontroleerde TLS-beveiliging wanneer de maildienst correct is ingesteld. Mailinstellingen en het ontvangstadres worden uitsluitend op de server gebruikt.

Serverbeheer via SSH gebruikt sleutelauthenticatie; wachtwoordauthenticatie via SSH is uitgeschakeld. Een firewall beperkt SSH-toegang tot opgegeven IP-adressen van Webbeukers. Webverkeer via HTTP en HTTPS is publiek toegankelijk. Het Hetzner-account is beveiligd met tweestapsverificatie. Serveronderhoud en updates worden handmatig uitgevoerd.

Voor herstel van de server worden bij Hetzner dagelijks back-ups gemaakt. Deze back-ups bevatten een kopie van de serverschijf. Er zijn geen aanvullende snapshots, extra opslagvolumes of andere serverback-ups ingericht. Er worden maximaal zeven back-ups bewaard; bij een nieuwe back-up wordt de oudste vervangen.

KLANT — MAILBOX EN BEHEER BEVESTIGENBevestig welke beveiliging voor de mailbox is ingesteld en wie toegang heeft tot de mailbox.

Herstel en controle van back-ups. De serverback-ups zijn bedoeld om de website en servergegevens na een storing of beveiligingsincident te kunnen herstellen. Webbeukers zal met een hersteltest controleren of gegevens uit een beschikbare back-up kunnen worden teruggezet en de uitkomst vastleggen. Herstel is afhankelijk van de beschikbare back-ups; wijzigingen na het gekozen back-upmoment kunnen verloren gaan. Er wordt geen vaste hersteltijd of volledig verliesvrij herstel gegarandeerd.

Afhandeling van beveiligingsincidenten. Webbeukers onderzoekt beveiligingsincidenten en neemt maatregelen om de gevolgen te beperken en de dienstverlening te herstellen. Als mogelijk persoonsgegevens zijn getroffen, informeert Webbeukers Met recht Juridisch zo spoedig mogelijk over de op dat moment bekende aard en gevolgen van het incident en de genomen of voorgenomen maatregelen. Aanvullende informatie wordt gedeeld zodra die beschikbaar is. Na afloop beoordeelt Webbeukers de oorzaak en welke maatregelen nodig zijn om herhaling te voorkomen.

Geen enkele maatregel biedt een absolute veiligheidsgarantie.

8. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de voorwaarden in de AVG kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken.

Stuur een verzoek naar wendyfranken@mrjuridisch.nl. Bij twijfel over uw identiteit kan een passende verificatie nodig zijn; stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs. Volgens de AVG moet in beginsel binnen één maand op uw verzoek worden gereageerd. Waar de AVG een verlenging toestaat, moet u daarover binnen die maand worden geïnformeerd.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.